Un proyecto de tres años termina. El informe final se entrega, el financiador lo aprueba, el equipo se disuelve en parte y el resto pasa al proyecto siguiente. Un año después, otra organización pregunta cómo lograron que las mujeres de esa vereda siguieran reuniéndose después del cierre. Nadie sabe responder con precisión. Hay un informe de ochenta páginas que cuenta qué se hizo, pero no cómo pasó lo que pasó. El conocimiento más valioso del proyecto se quedó en la experiencia de quienes lo vivieron, y de ahí no va a salir solo.
La sistematización de experiencias existe para eso. Viene de la tradición latinoamericana de educación popular, y Oscar Jara la ha trabajado durante décadas como una forma de producir conocimiento desde la práctica: no evaluar si se cumplieron las metas, sino entender la lógica de lo vivido para que sirva a otros. En HuellaSocial la usamos como método de trabajo, adaptada a los tiempos reales de una organización. Lo que sigue es la versión en cinco pasos.
Paso 1: delimitar
El error más común es querer sistematizar «el proyecto». Un proyecto entero tiene demasiadas piezas; el resultado es un informe más. Se sistematiza una experiencia concreta, acotada en tiempo y lugar, y con una pregunta que la atraviese.
Delimitar es responder tres cosas por escrito: qué experiencia (el proceso de formación de lideresas en dos municipios, entre 2022 y 2024, no «el componente de género»), para qué la sistematizamos (qué queremos aprender y para quién) y qué eje vamos a mirar (la pregunta central: por qué unas se quedaron y otras no, cómo se tomaron las decisiones, qué pasó con la relación con la alcaldía). Sin eje, se recoge todo y no se entiende nada.
Este paso toma una reunión de dos horas y una página. Es la página más importante de todo el proceso.
Paso 2: reconstruir
Antes de interpretar hay que saber qué pasó, en orden y con detalle. Parece obvio y nunca lo es: cada persona del equipo recuerda una versión distinta, con fechas que no coinciden y decisiones que unos atribuyen a otros.
La reconstrucción se hace con todo lo que exista: actas, informes, fotos, chats, listas de asistencia, y sobre todo con las personas. Entrevistas al equipo, a participantes, a aliados. El producto es una línea de tiempo comentada: qué pasó, cuándo, quién estuvo, qué se decidió y qué contexto había (un paro, un cambio de alcalde, una pandemia).
Aquí la tecnología ayuda de verdad. Las entrevistas se graban con consentimiento y se transcriben con herramientas de inteligencia artificial, lo que convierte horas de audio en texto consultable en minutos. Lo escribimos con una condición: las grabaciones con nombres y datos de personas no se suben a cualquier servicio. Se eligen herramientas con condiciones claras sobre qué hacen con el audio, y se anonimiza antes de cualquier análisis posterior. Sobre esto hay más en el artículo sobre IA en organizaciones sociales.
Paso 3: interpretar
Con la línea de tiempo delante, empieza la pregunta que importa: ¿por qué pasó así? No es una pregunta para una persona sola. Se trabaja en grupo, con quienes vivieron la experiencia, y con el eje del paso 1 como brújula.
Algunas preguntas que ayudan a interpretar: ¿qué momentos cambiaron el rumbo y qué los provocó? ¿Qué tensiones hubo y cómo se resolvieron, o no? ¿Qué hicimos distinto de lo planeado y por qué? ¿Qué papel jugaron factores que no controlábamos? ¿Qué hubiera pasado si…?
Interpretar también es nombrar lo incómodo. En casi todas las sistematizaciones que he acompañado aparece un momento en que el equipo reconoce que algo que se contó como éxito fue, en parte, casualidad, o que una decisión que se tomó por presión del financiador fue la que mejor resultado dio. Ese tipo de hallazgo es el que vale, y solo sale cuando hay confianza para decirlo.
Paso 4: contrastar
Lo interpretado se confronta con dos cosas: con las voces que no estuvieron en la mesa y con lo que ya se sabe.
Las voces: antes de dar por buena una interpretación, se devuelve a los participantes y a los actores del territorio. «Esto es lo que creemos que pasó, ¿lo reconocen?». Es frecuente que la comunidad corrija la versión del equipo en puntos importantes, y esa corrección es parte del conocimiento producido.
Lo que ya se sabe: la literatura, otras experiencias parecidas, los marcos conceptuales que usa la organización. No para citar por citar, sino para ver si lo que aprendimos confirma, matiza o contradice lo que se da por sentado en el sector. A veces una experiencia pequeña contradice una recomendación extendida, y eso merece decirse.
Paso 5: comunicar
Una sistematización que termina en un documento de sesenta páginas que nadie lee no sistematizó nada. Se comunica en varios formatos según quién la necesite: una ficha de dos páginas con los aprendizajes centrales para el equipo y la dirección, un documento más largo para quien quiera replicar, una cartilla o un audio para los participantes, y lo que el financiador pida.
El criterio es que cada formato responda a una pregunta de quien lo lee: ¿qué hago distinto con esto? Si no la responde, sobra.
Un ejemplo
Una fundación de doce personas que trabaja con jóvenes en el Valle del Cauca sistematizó su proceso de prevención de reclutamiento en un corregimiento, con el eje «por qué los jóvenes siguieron viniendo después de que se acabó el incentivo económico». La reconstrucción tomó tres semanas: ocho entrevistas transcritas, actas, fotos. La interpretación salió en dos sesiones de equipo, y el contraste con los jóvenes corrigió una idea central: el equipo creía que lo que los retenía era el espacio físico; los jóvenes dijeron que era una facilitadora concreta y la forma en que los trataba. La ficha de dos páginas cambió cómo la fundación selecciona facilitadores en todos sus programas.
Por dónde empezar
- Escoge una experiencia, no un proyecto, y escribe en una página qué, para qué y con qué eje.
- Junta lo que ya existe (actas, informes, chats) y programa cinco entrevistas con consentimiento para grabar.
- Reserva dos sesiones de equipo para interpretar, con alguien que facilite y no dirija.
- Decide desde el inicio a quién le devuelves el resultado y en qué formato.
Si quieres que lo miremos juntos, una conversación de 20 minutos basta.