Diciembre en una organización social suele ser esto: cerrar informes, perseguir desembolsos atrasados, hacer la novena con las comunidades y, si queda tiempo, un almuerzo de equipo. En enero se planea el año nuevo con el formato del financiador y con lo que cada quien recuerda. Lo que se aprendió entre marzo y noviembre (lo que funcionó, lo que no, lo que nadie quiere repetir) no está escrito en ninguna parte. Está en la cabeza de cinco personas, y una de ellas se va en febrero.
He visto equipos excelentes empezar cada año desde cero por esta razón. No por falta de aprendizaje, sino por falta de un momento para recogerlo. Este artículo propone ese momento: una sesión de dos horas, con el equipo completo, que termina con un documento de dos páginas.
Qué es sistematizar, dicho sin tecnicismos
Sistematizar es mirar hacia atrás con preguntas, no con nostalgia. Es reconstruir lo que pasó, entender por qué pasó así y sacar de ahí algo que se pueda usar la próxima vez. No es un informe de actividades (eso ya lo tienes) ni una evaluación con indicadores (eso es otra cosa). Es el conocimiento que el equipo produjo haciendo su trabajo, puesto por escrito para que no se pierda.
En su versión completa, la sistematización de una experiencia lleva semanas. La versión de cierre de año es más modesta y, por eso mismo, se hace. Dos horas, una vez al año, con reglas claras.
Las preguntas guía
La sesión gira en torno a cinco preguntas. No más. Cada una tiene su tiempo y su forma de responderse.
¿Qué nos propusimos y qué hicimos? Diez minutos de reconstrucción rápida. Alguien lleva preparado el plan de enero y la lista de lo que efectivamente se hizo. No se discute, se recuerda. Sirve para que todo el equipo tenga la misma película antes de opinar.
¿Qué funcionó y por qué? Aquí está la trampa habitual: la gente dice «funcionó el taller con jóvenes» y se queda ahí. El «por qué» es lo que se transfiere. ¿Funcionó porque cambiamos el horario? ¿Porque lo facilitó alguien del territorio? ¿Porque empezamos con comida? Sin el porqué, el próximo año se repite el taller y no se repite la causa.
¿Qué no funcionó y qué haríamos distinto? La más difícil. Requiere que la dirección hable primero de algo que a ella no le salió bien, para que el resto se atreva. Y requiere la regla de que no se buscan culpables, se buscan causas.
¿Qué aprendimos que no sabíamos en enero? Sobre el territorio, sobre los participantes, sobre el financiador, sobre nosotros mismos como equipo. Suele ser la pregunta que produce las respuestas más valiosas y la que menos tiempo recibe si no se protege.
¿Qué de esto tiene que entrar en la planeación? Cierre. De todo lo anterior, qué se convierte en decisión para el año siguiente.
Cómo facilitarla
Algunas reglas prácticas que hacen la diferencia entre una sesión útil y una conversación agradable que no deja nada:
Que no la facilite la dirección. Si quien dirige también modera, el equipo responde lo que cree que la dirección quiere oír. Puede facilitarla alguien del equipo con cierta distancia del día a día, o alguien externo.
Escribir mientras se habla. Un papelógrafo, una pantalla compartida, lo que sea, pero visible para todos. Lo que no se escribe en la sesión no existe al día siguiente.
Primero en silencio, luego en voz alta. Para cada pregunta, tres minutos en que cada persona escribe sus respuestas sola antes de compartirlas. Evita que las dos personas que más hablan marquen el resultado.
Tiempos cerrados. Diez minutos para la primera pregunta, veinticinco para cada una de las tres centrales, quince para la última, y el resto para ordenar lo escrito. Dos horas justas. Si se alarga, se pierde a la gente que tiene que recoger a los hijos.
Incluir a quien está en campo. Si parte del equipo trabaja en territorio, la sesión se hace cuando puedan estar, aunque sea por videollamada. Son quienes tienen la información que la oficina no ve.
Qué queda escrito
El resultado es un documento de dos páginas, no más, con esta estructura:
- Tres cosas que funcionaron, cada una con su porqué.
- Tres cosas que no funcionaron, cada una con lo que haríamos distinto.
- Tres aprendizajes nuevos sobre el territorio, los participantes o el equipo.
- Cinco decisiones para el año siguiente, con nombre de responsable.
Lo escribe una persona en la semana siguiente, a partir de lo que quedó en el papelógrafo, y lo circula para que el equipo lo corrija. Se guarda donde se guardan las cosas que se consultan, no donde se guardan las que se archivan. Y se fecha: dentro de tres años, ese documento es la memoria de la organización.
Un ejemplo
Una asociación de catorce personas que trabaja con familias campesinas en Boyacá hizo su primera sesión de cierre hace dos diciembres. Descubrieron, al responder la segunda pregunta, que su mejor proceso del año había funcionado porque una promotora local lo había adaptado por su cuenta, sin decírselo a nadie, y que la versión «oficial» en otras veredas no había tenido el mismo resultado. Nadie en la oficina lo sabía. La decisión que salió fue sencilla: la promotora documentó su adaptación en una ficha de una página y en enero se adoptó en todas las veredas. Sin la sesión, esa diferencia habría seguido invisible, y la promotora, por cierto, se fue a otra organización en abril.
Cómo usarlo en la planeación
El documento de dos páginas se lee en voz alta al inicio de la sesión de planeación de enero. Antes del formato del financiador, antes de los indicadores. Las cinco decisiones entran en el plan como están, con responsable y fecha. Los aprendizajes sobre el territorio se usan para revisar supuestos: si en marzo creíamos que las familias querían X y en noviembre aprendimos que querían Y, el plan nuevo no puede partir de X.
Con los años, los documentos de cierre se acumulan y permiten ver cosas que un año solo no muestra: qué se repite, qué se corrigió de verdad y qué se sigue prometiendo cada enero.
Por dónde empezar
- Pon fecha a la sesión ahora, en una semana de diciembre en que el equipo completo pueda estar dos horas, y bloquéala.
- Elige a quien facilita y asegúrate de que no sea quien dirige.
- Prepara la reconstrucción de la primera pregunta con el plan de enero y la lista de lo hecho, para no gastar tiempo de sesión en recordar.
- Comprométete a tener el documento de dos páginas antes del 15 de enero, con nombre de quien lo escribe.
Si quieres que lo miremos juntos, una conversación de 20 minutos basta.