Una organización nos escribe: «Ya usamos inteligencia artificial. La coordinadora redacta correos con ella y el de comunicaciones hace los textos de redes». Preguntamos qué más. Silencio. Los informes trimestrales siguen tardando dos semanas, las 60 entrevistas del último proyecto siguen sin transcribir y el formulario de inscripción sigue llegando por WhatsApp para que alguien lo pase a mano a una hoja de cálculo. La IA está en la organización, pero no está en el trabajo.
Esto no es una excepción. Según el informe Madurez Digital del Sector Social LatAm 2025, de Propel y 60 Decibels, el 60 % de las organizaciones usa IA en tareas simples, pero solo el 11 % automatiza procesos con ella. El mismo informe señala el uso de IA como la dimensión menos desarrollada de la madurez digital del sector. La brecha no está en probar la herramienta; está en integrarla en algo que la organización hace todas las semanas.
Nuestro programa IA con sentido social nació para cerrar esa brecha. Son cuatro sesiones, repartidas en cuatro semanas, para equipos de entre cuatro y doce personas. Te contamos cómo está diseñado y por qué.
Sesión 1: qué hace y qué no, con los casos de la organización
La primera sesión no empieza con una explicación de cómo funciona un modelo de lenguaje. Empieza con una lista que el equipo trae preparada: las diez tareas que más tiempo les quitan cada semana. Las escribimos en la pared y las clasificamos juntos en tres grupos: las que una IA puede hacer bien hoy, las que puede hacer a medias con supervisión, y las que no debería tocar.
En ese tercer grupo siempre caen las mismas: decisiones sobre personas (a quién se admite, a quién se prioriza), cualquier cosa que implique datos sensibles de participantes, y la escucha directa en territorio. Dejarlo claro desde la primera hora evita malentendidos después.
El objetivo de la sesión es que cada persona salga con una tarea propia elegida para la semana, de las del primer grupo, y una cuenta configurada con las reglas de cuidado de datos que vemos más abajo. No hay tarea que no se pruebe en el trabajo real.
Sesión 2: redactar y resumir sin perder la voz
La segunda sesión trabaja sobre lo que pasó en la semana. Cada persona trae lo que hizo y lo que salió mal. Siempre sale algo mal: textos que suenan a otra organización, resúmenes que inventan un dato, respuestas demasiado largas.
Aquí enseñamos a dar instrucciones con contexto (qué es la organización, para quién es el texto, qué tono) y a revisar con criterio: la IA produce un borrador, la persona decide. Trabajamos sobre documentos de la propia organización: una propuesta antigua, un informe de seguimiento, el texto de una convocatoria. El equipo construye en la sesión una pequeña guía de estilo (una página) que describe cómo escribe la organización, para pegarla al inicio de cada instrucción.
Lo que se construye: la guía de estilo y dos o tres plantillas de instrucción para tareas repetidas (resumir reunión, redactar borrador de informe, adaptar un texto a redes).
Sesión 3: los tres flujos que se automatizan
La tercera sesión es el centro del programa. Pasamos de usar la IA tarea por tarea a montar tres flujos que funcionen sin que nadie tenga que acordarse.
Los tres flujos que casi siempre elegimos, porque están en todas las organizaciones:
- De la grabación al acta. Una reunión o entrevista se graba con consentimiento, se transcribe automáticamente, la IA produce un borrador de acta o de resumen con una estructura fija, y una persona lo revisa en diez minutos en vez de escribirlo en una hora.
- Del formulario al registro. Las inscripciones o reportes de campo que llegan por WhatsApp o por un formulario en línea se clasifican y se vuelcan a una hoja de cálculo estructurada, con una revisión humana de lo que la máquina marcó como dudoso.
- Del registro al informe. A partir de los datos ya ordenados, la IA genera el borrador del informe de seguimiento mensual o trimestral con la plantilla de la organización, y el equipo lo completa con la interpretación.
Montamos los tres en la sesión, con herramientas que la organización ya paga o que son gratuitas. El equipo sale con los flujos funcionando, no con un diagrama.
Un ejemplo. Una fundación de siete personas que trabaja en inclusión laboral de jóvenes en Medellín llegó al programa con un problema concreto: 40 entrevistas de seguimiento sin transcribir y un informe trimestral que llevaba tres semanas de retraso. Al final de la tercera sesión tenían el flujo de transcripción montado; al cierre de la cuarta, las 40 entrevistas estaban transcritas, anonimizadas y resumidas, y el informe se entregó esa misma semana. Lo que cambió no fue la herramienta, sino que el flujo quedó armado para la próxima vez.
Sesión 4: cuidado de datos y reglas de la casa
La última sesión convierte lo aprendido en reglas escritas. Trabajamos sobre tres documentos cortos:
- Qué datos nunca pasan por una IA en la nube. Nombres completos de participantes, documentos de identidad, datos de salud, información de menores, cualquier dato que permita identificar a una víctima. Antes de subir una transcripción, se anonimiza; el flujo de la sesión 3 ya lo tiene incorporado. Si tu organización trabaja en Colombia, esto no es solo prudencia: la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales aplica a lo que haces con la información de tus participantes, y en un post anterior tratamos qué permite la ley y qué pide el sentido común.
- Quién revisa qué. Cada flujo tiene una persona responsable de la revisión humana. Nada que salga de una IA llega a un financiador o a una comunidad sin que alguien lo haya leído.
- Qué cuentas se usan. Cuentas institucionales, no personales. Con la configuración que impide que los datos se usen para entrenar modelos, cuando la herramienta lo permite.
El equipo aprueba las reglas en la sesión y quedan en una página pegada en la intranet, la carpeta compartida o donde la organización guarde las cosas que importan.
Qué pasa a los 90 días
El programa no termina en la cuarta sesión. A los 30 días hacemos una llamada corta con la persona que coordina: qué flujo está funcionando, cuál se cayó y por qué. A los 90 días, una sesión de dos horas con todo el equipo para medir tres cosas que fijamos en la primera sesión: horas ahorradas por semana en las tareas elegidas, número de flujos que siguen activos y una pregunta al equipo sobre si confían en lo que producen.
Lo habitual es que de los tres flujos, dos sigan funcionando y uno se haya abandonado o rediseñado. Eso está bien. Lo que buscamos no es que todo funcione, sino que la organización haya aprendido a montar un flujo, mantenerlo y descartarlo cuando no sirve. Esa capacidad es la que separa al 11 % del 60 %.
Por dónde empezar
- Haz la lista de las diez tareas que más tiempo quitan al equipo cada semana. Pídesela a cada persona, no la hagas tú.
- Marca las que implican datos de participantes o decisiones sobre personas. Esas quedan fuera.
- Elige una tarea del resto y pruébala esta semana con una cuenta institucional. Anota qué salió mal.
- Si el equipo quiere seguir, define quién coordina y reserva cuatro mañanas en cuatro semanas.
Si quieres que lo miremos juntos, una conversación de 20 minutos basta. El programa completo está descrito en IA con sentido social.